Todos los días de forma consciente o no, tomamos decisiones respecto a cómo llegar a determinado destino. Nos trasladarnos a la oficina, a una cita médica o viajamos de un país a otro. Decidimos cómo llegar, es decir, por cuál ruta y medio de transporte optar. De esta forma, decidimos el horario más apropiado para trasladarnos, si tomamos la ruta más larga pero menos congestionada, elegimos irnos en transporte público o privado, si hacemos una parada estratégica, entre otros aspectos.
De la misma forma, para alcanzar sus objetivos de negocio, los tomadores de decisiones constantemente deben elegir la forma o la vía para alcanzar dichos objetivos.
Tanto en la vida como en los negocios, debe presumirse que siempre, en todos los casos, se tendrá el interés de que la ruta y medio elegido para llegar a determinado destino u objetivo, sea eficiente. ¿Pero qué significa ser eficiente? ¿Qué elementos deben estar presentes en determinada decisión para que sea eficiente u óptima?
Es de mi interés en esta entrada definir cuáles son los elementos y atributos ideales son necesarios para que una estructura de negocio sea eficiente u óptima.
Idalberto Chiavenato, reconocido autor sus trabajos en administración y en recursos humanos y famoso por su influencia en la definición y aplicación de modernos e innovadores conceptos administrativos aplicados a las organizaciones, propone que la eficiencia es utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles (Chiavenato, 2004).
Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" (Robbins & Coulter, 2005).
Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada" (Reinaldo, 2002)
Así, la eficiencia busca el uso de las herramientas y estrategias de planificación adecuada para colocar a determinado sujeto, en la posición más conveniente y óptima posible.
En el contexto de una persona que se quiere trasladar de un país a otro, la opción más optima a elegir, sería aquel que permita llegar al destino deseado o lo más rápido posible o mediante el medio de transporte que resulte menos costosa. Va a depender mucho del interés u objetivo principal del individuo que se quiere trasladar.
En el contexto de un negocio, la posición más óptima sería aquella que le permita al sujeto de planificación obtener mayores resultados y alcanzar los objetivos estratégicos de sus accionistas y del negocio, en cumplimiento con el marco legal aplicable y con la mínima inversión de recursos posible.
Otros los elementos fundamentales para una exitosa planeación que no deben ser desconocidos en las organizaciones, son los que señala la autora (Sánchez, 2008): (i) No perder el control de la empresa o del grupo de empresas; por lo que se busca proponer estructuras jurídicas que no hagan imposible, ineficiente o dificulten la administración del patrimonio o la operación del negocio; (ii) Conservar la utilidad de la información financiera; debe cuidarse que la información contable no resulta falseada con motivo de la implementación de una medida de planeación; (iii) Observación irrestricta de las disposiciones legales; indicando que esta es la condición más importante, ya que la medida propuesta debe ser apegada a lo establecido en la ley, y contar con: (a) Soporte jurídico; (b) Soporte contable; (c) Soporte documental; (d) Lógica operativa; y (e) Razón de negocio.
Un aspecto importante al que se refiere esta autora es a lo que se puede denominar la “operatividad” de la estructura, ya que como bien menciona, la misma debe estar alineada a la realidad práctica y operativa del negocio y no debe presentar obstáculos o dificultades al cumplimiento efectivo de los objetivos de la empresa. Los elementos comerciales asociados al comportamiento del mercado y la competencia son asimismo un aspecto importante que inciden en la rentabilidad de la empresa, y consecuentemente están ligados a la lógica operacional de la empresa, por lo que forma parte del abecé del diseño de una estructura.
Asimismo, cualquier estrategia para ser considerada eficiente, en su implementación debe ser consistente desde el punto de vista financiero, contable y fiscal para evitar incoherencias que podrían repercutir en el incumplimiento del sistema legal. Asimismo, es imprescindible en cada caso el diseño de un soporte documental que sea afín con la estructura elegida y que cuide de detalles de manera que no se ponga en riesgo la eficiencia de la estructura. De poco serviría la planeación, si la misma no es implementada correctamente, o peor aún, si expone al sujeto de planificación a violaciones o incumplimientos de la ley aplicable.
Así pues, el éxito de una estructura de planificación de negocios dependerá de que la empresa logre:
(i) el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, incluyendo la obtención de los mayores resultados posibles; cuidando de proponer estructuras jurídicas que faciliten y hagan más eficiente la administración y operación del negocio;
(ii) el cumplimiento de la legislación fiscal vigente; y para lograrlo, debe contar con: (a) soporte jurídico y documental; (b) soporte contable, cuidando que los registros no sean falseados o manipulados; (c) compatibilidad con la información y proyección financiera; (d) compatibilidad con la lógica operativa y razón de negocio; y
(iii) la inversión de los mínimos recursos posibles, incluyendo costos, tiempo, y riesgos.
Así pues, la eficiencia en una estructura de negocios puede definirse tal y como lo propone Chiavenato, mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes (i y ii) y R los recursos utilizados (ii).
Una Estructura de Negocios Óptima (“ENO”), sería entonces la estructura que represente el cumplimiento del ordenamiento jurídico y de los objetivos de la empresa, incluyendo obtención de mayores resultados, luego de impuestos y demás recursos invertidos.
